비즈니스 문서, 아직도 직접 쓰고 계신가요?
이제 더 이상 메일 쓰느라 시간 낭비하지 마세요
말만 정리되면 문서는 GPT가 써줍니다!

“메일 좀 깔끔하게 써줘”, “이거 공문으로 돌려야 해”, “팀 전체 공지문 써야 되는데…”

이제 더 이상 고민하지 마세요. ChatGPT가 실무 문서를 알아서 써드립니다.
이메일부터 사내공지, 대외 공문까지 실무에 바로 적용 가능한 프롬프트만 쏙쏙 모았습니다!

---

이런 분들께 추천해요!

• 이메일 쓰는 데 30분 넘게 고민하는 실무자
• 사내 공지문 작성 시 톤이 너무 딱딱하거나 두루뭉술한 분
• 대외 발송용 공문을 자주 작성해야 하는 관리·지원 부서
• 비즈니스 문서 작성에 익숙하지 않은 신입사원

---

실전 프롬프트 예시: 이메일 · 공지문 · 공문

---

1. 업무 이메일 초안 생성 프롬프트

언제 쓰나요?
→ 회의 후 정리 메일, 협조 요청 메일, 사내 보고 메일 등

다음 내용을 기반으로 사내 업무 이메일을 작성해 주세요.  
간결하고 정중한 문체로 작성해 주세요.  
받는 사람은 [부서명 또는 직급]입니다.

[메일 내용 요약]

※ 활용 예시

• “오늘 회의 결과 정리 후 팀원에게 전달”
• “다음 주 일정 조율 요청 메일”

---

2. 클라이언트용 외부 메일 프롬프트

언제 쓰나요?
→ 협업 제안, 일정 변경 안내, 미팅 요청 등

다음 내용을 바탕으로 외부 클라이언트에게 보낼 이메일을 작성해 주세요.  
비즈니스 예절을 갖춘 문체로, 상대방을 존중하는 어투로 작성해 주세요.

[요약된 전달 내용]

※ 추가 지시 예

• “외국계 기업과의 메일이므로 포멀한 영어 이메일로 작성해 주세요”
• “일정 변경에 대한 양해를 구하는 내용입니다”

---

3. 사내 공지문 작성 프롬프트

언제 쓰나요?
→ 전사 공지, 복지/제도 안내, 점검 일정 공지 등

다음 내용을 사내 공지문 형식으로 작성해 주세요.  
항목을 구분하고, 간결하고 이해하기 쉬운 문장으로 써 주세요.  
대상자는 전 직원입니다.

[공지 내용 요약]

※ 예시 상황

• “4월 15일 사내 정기 점검 공지”
• “복지제도 개편 안내 공지”

---

4. 업무 공문 작성 프롬프트 (대외 공문)

언제 쓰나요?
→ 기관, 협력사, 거래처 등 외부에 발송할 공식 문서

다음 내용을 바탕으로 대외 공문 형식으로 작성해 주세요.  
공식적인 형식, 존칭 사용, 서론-본문-결론 순서로 구성해 주세요.  
발신자는 [소속 부서 및 이름]입니다.

[요약된 공문 내용]

※ 요청 예시:

• “출장 관련 협조 공문 작성”
• “제휴 제안 요청 공문”

---

5. 톤 앤 매너 조절 프롬프트 (정중 vs 캐주얼)

언제 쓰나요?
→ 문서의 ‘느낌’을 조절하고 싶을 때!

다음 문장을 [정중한/편안한/간결한/친근한] 톤으로 다시 작성해 주세요.  
대상은 [상사/동료/클라이언트]입니다.

[원문 입력]

※ 활용 예시

• “너무 딱딱한 말투를 조금 부드럽게 바꾸고 싶을 때”
• “상사에게 올리는 보고메일은 최대한 격식 있게”

---

6. 전달 내용 요약 정리 + 제목 추천

언제 쓰나요?
→ 긴 내용을 짧게 요약해서 메일에 넣을 때
→ 이메일 제목/공지 제목을 뽑고 싶을 때

다음 내용을 3줄 이내로 요약해 주세요.  
또한 이메일 제목으로 적절한 문구 3개도 추천해 주세요.

[전달하려는 핵심 내용]

※ 예시

• “회의 결과 요약 + 메일 제목 추천”
• “공지 제목을 ‘딱 봐도 무슨 내용인지’ 알게 하고 싶을 때”

---

유형별 프롬프트 조합 가이드

상황	추천 프롬프트 조합
사내 보고 이메일	1 + 6
고객사 미팅 조율	2 + 5
점검 일정 공지문	3 + 6
외부 요청 공문	4 + 5
공식 사과 메일	2 + 5 + 6

---

실무 꿀팁 Q&A

Q. 이메일이 너무 길어져요. 줄일 수 없나요?
A. 프롬프트에 “3~5줄 내외로 요약해서 써주세요”라고 추가하면 간결한 버전으로 생성돼요.

Q. 같은 내용인데 대상이 바뀔 때는?
A. “같은 내용을 ‘동료에게 말하듯’ 캐주얼하게 바꿔줘” / “상사에게 보내는 톤으로 바꿔줘” 등 지시해보세요.

Q. 영문 이메일도 되나요?
A. “비즈니스 영어로 작성해줘”, “미국식/영국식 표현으로 써줘”처럼 명시하면 영어 메일도 매끄럽게 나와요!

---

마무리하며

비즈니스 문서는 ‘톤’과 ‘구조’가 전부입니다.
GPT는 단순 문장 생성기 그 이상!
메일, 공지, 공문까지 챗GPT가 내 옆의 비서처럼 도와줍니다.

다음 편에서는 **‘칼퇴를 부르는 업무 To-Do 정리 프롬프트’**를 소개할게요 🧠